Alles wat je wilt weten over Uurflow

Uurflow is de app waarmee je uren, kilometers en kosten registreert en er facturen van maakt.

Je legt per project vast wie wanneer heeft gewerkt en welke kilometers en kosten erbij horen. Daarvan maak je in een paar stappen een PDF-factuur met je eigen logo, die je zelf naar je klant stuurt. Uurflow werkt op je telefoon, tablet en computer, en je team kan in jouw Uurflow uren boeken. Je ziet alleen de gegevens van je eigen bedrijf.

Na je eerste betaling helpt de wizard Uurflow instellen je op weg. Uurflow onthoudt waar je bent gebleven.

1. Vul je bedrijfsprofiel in — Naam, adres, KvK- en btw-nummer en je logo. Deze gegevens komen op je facturen.
2. Voeg je eerste klant toe — De klant is wie de factuur ontvangt.
3. Maak je eerste project aan — Koppel het project aan de klant en stel het uurtarief in. Een start- of einddatum is niet nodig.
4. Koppel je mensen — Een medewerker zonder eigen login is gratis; met eigen login kost het €5 per maand excl. btw.
5. Extra mogelijkheden (optioneel) — Voeg voertuigen toe met een tarief per kilometer of per uur, of sla deze stap over.
6. Doe je eerste registratie — Registreer je eerste uren, kosten of kilometers.

Uurflow heeft geen gebruikersnaam en geen wachtwoord. Je logt in via Internet Identity, een veilige inlogdienst, en kiest zelf: Google, Microsoft, Apple of een passkey met Face ID, Touch ID of je vingerafdruk. Uurflow krijgt geen toegang tot je Google-, Microsoft- of Apple-account en er is geen wachtwoord dat kan uitlekken. Gebruik steeds hetzelfde account. Tip: kies Google, Microsoft of Apple, dan kun je ook op een nieuw apparaat altijd weer inloggen.

Klik op Aanmelden. Je ziet eerst de korte pagina 'Aanmelden in 2 minuten' met uitleg over Internet Identity. Klik op 'Verder naar aanmelden', log in met Google, Microsoft, Apple of een passkey en vul je gegevens in: bedrijfsnaam, je naam en je zakelijke e-mailadres. Daarna bevestig je je e-mailadres en betaal je. Je abonnement start pas na een geslaagde betaling.

Je krijgt de mail 'Welkom bij Uurflow — activeer je account'. Met de link daarin bevestig je je e-mailadres; zonder die bevestiging kun je niet verder naar de betaling. Geen mail ontvangen? Kijk in je spam, of laat de mail opnieuw versturen vanaf het bevestigingsscherm. Daar kun je ook je e-mailadres aanpassen.

Sta pop-ups toe voor uurflow.nl en probeer het opnieuw. Gaat het inlogvenster niet open of heb je het gesloten, dan zie je een melding en kun je het meteen nog eens proberen. Lukt het dan nog niet, probeer een andere browser of zet de privémodus (incognito) uit. Kom je er niet uit, mail dan naar support@uurflow.nl.

Klik op de knop om aan te melden of op Google of Microsoft. Er opent een venster van Internet Identity. Heb je nog geen Internet Identity, dan maak je die daar aan met je Google-, Microsoft- of Apple-account of een passkey. Daarna kom je vanzelf terug in Uurflow en vul je je bedrijfsgegevens in.

Je komt niet in een lege app. Hangt er nog geen bedrijf aan je login, dan toont Uurflow meteen het aanmeldformulier, zodat je je aanmelding afmaakt. Heb je wel een bedrijf maar nog niet betaald, dan stuurt de app je naar Meer → Abonnement om de betaling af te ronden. Zie je dit terwijl je al klant bent? Dan ben je waarschijnlijk met een ander account ingelogd. Log in met je vaste account, of koppel deze login met een koppelcode.

Je komt in de wizard Uurflow instellen: Bedrijfsprofiel, Abonnement activeren, Klant toevoegen, Project aanmaken, Mensen koppelen, Extra mogelijkheden en Eerste registratie. Bij Extra mogelijkheden voeg je voertuigen toe met een tarief per kilometer of per uur; die stap mag je overslaan. Uurflow onthoudt waar je bent gebleven.

Nee, Uurflow werkt in de browser op je telefoon, tablet en computer, dus je vindt hem niet in de App Store of Play Store. Wel kun je hem op je beginscherm zetten. Op iPhone of iPad: open www.uurflow.nl in Safari, tik op de Deel-knop en kies 'Zet op beginscherm'. Op Android: open de site in Chrome, tik op het menu en kies 'Toevoegen aan startscherm' of 'App installeren'. Updates komen vanzelf.

Uurflow is onderdeel van Lureco uit Harmelen (KvK 73268178). Vragen over Uurflow stel je via support@uurflow.nl.

Een project hangt altijd aan een klant; de klant is wie uiteindelijk de factuur ontvangt.

1. Maak eerst de klant aan — Ga naar Meer → Klanten en voeg een klant toe.
2. Open Projecten — Kies een nieuw project en geef het een duidelijke naam.
3. Koppel de klant en het tarief — Een start- of einddatum is niet nodig; het project staat standaard op Actief.
4. Sla op — Gekoppelde medewerkers kunnen nu uren op dit project registreren.

Ja. Een project heeft een status: Concept, Actief, Gepauzeerd, Afgerond of Gearchiveerd.

Is het werk klaar, zet het project dan op Afgerond; de uren en facturen blijven bewaard. Begint er later weer werk, zet het project dan terug op Actief of maak een nieuw project aan voor dezelfde klant. Een einddatum kun je bij bewerken ook weer wissen.

Je registreert per dag en per project wat je hebt gewerkt: met begin- en eindtijd, of met het totaal aantal uren.

1. Kies de datum — Selecteer de dag waarop je hebt gewerkt.
2. Kies het project — Alleen projecten waaraan je bent gekoppeld staan in de lijst.
3. Vul je tijd in — Kies Begin- en eindtijd (met eventueel pauze) of Totaal uren, bijvoorbeeld 7,5. Uurflow onthoudt je keuze.
4. Geef een korte omschrijving — Bijvoorbeeld 'montage' of 'storing verholpen'.
5. Sla op — Als medewerker dien je je uren daarna in bij Mijn uren.

De werklocatie leg je vast bij het project.

Bij een project kun je optioneel een werklocatie toevoegen, met een naam en een adres. Zo is voor iedereen duidelijk waar het werk plaatsvindt. Wil je per dag iets extra's vastleggen, zet het dan in de omschrijving van je registratie.

Een registratie begint als Concept en gaat na indienen naar Ingediend.

Een Concept kun je nog vrij aanpassen of verwijderen. Zodra je indient, gaat de registratie naar Ingediend en kan de beheerder hem beoordelen. Een ingediende registratie pas je niet meer zelf aan; vraag je beheerder om hulp als er iets niet klopt.

Goedkeuren is optioneel en staat standaard aan. Dan factureer je alleen goedgekeurde uren.

De beheerder beoordeelt ingediende registraties op de pagina Registraties, één voor één of in één keer voor een selectie. Een registratie gaat dan van Ingediend naar Goedgekeurd. Wordt een registratie geweigerd, dan zie je dat direct met een melding. De status van je eigen uren zie je bij Mijn uren.

Ja, zolang die uren nog niet zijn gefactureerd kun je ze achteraf invoeren.

Kies bij Registreren de juiste datum in het verleden en vul de uren in. Lukt dat niet omdat de periode al is gefactureerd, neem dan contact op met je beheerder.

Een registratie wordt vergrendeld zodra hij op een (concept)factuur staat.

Dat is bewust: gefactureerde uren veranderen niet meer, zodat je facturen en rapportages blijven kloppen. Moet er toch iets veranderen, dan maakt de beheerder een creditnota. Daarmee komen de uren weer vrij om te corrigeren.

Kilometers registreer je bij Registreren, samen met je uren of los, zonder uren.

1. Open Registreren — Kies de dag en het project.
2. Kies het voertuig — Kilometers doorbelasten kan met een voertuig met een kilometertarief.
3. Vul de kilometers in — Het aantal gereden kilometers voor deze rit.
4. Kies of je doorbelast — Met de schakelaar 'Doorbelasten aan klant' (standaard aan) komen de kilometers op de factuur.

Elk voertuig kan een eigen tarief hebben: per kilometer of per uur.

Onder Meer → Voertuigen stel je per voertuig een tarief in, bijvoorbeeld voor een bestelbus, kleppenbus of vrachtwagen. Kies je bij een registratie een voertuig, dan rekent Uurflow met dat tarief. Heeft een voertuig geen eigen tarief, dan geldt je standaardtarief.

Naast uren en kilometers registreer je kosten: een omschrijving met een bedrag. Dat kan ook zonder uren.

1. Open Registreren — Kies de dag en het project.
2. Voeg een kostenregel toe — Bijvoorbeeld 'montagemateriaal' of 'parkeren'.
3. Vul het bedrag in — Het bedrag van de kosten.
4. Kies of je doorbelast — Met 'Doorbelasten aan klant' (standaard aan) komen de kosten op de factuur.

Ja, op de pagina Uurtarief berekenen staat een gratis rekenhulp. Die rekent in je browser; je hoeft geen e-mailadres op te geven en er wordt niets opgeslagen.

Je bedrijfsgegevens en logo staan op je PDF's, dus het loont om ze meteen goed te zetten.

1. Open het Bedrijfsprofiel — Je vindt het onder Meer → Bedrijfsprofiel. Hier staan naam, adres, KvK- en btw-nummer.
2. Vul je gegevens aan — Controleer vooral je btw-nummer en je btw-tarief; die komen op je facturen.
3. Voeg je logo toe — Je logo verschijnt linksboven op je facturen, specificaties en registratielijsten.
4. Sla op — Nieuwe PDF's gebruiken direct de bijgewerkte gegevens.

De btw hangt af van wat je in rekening brengt, niet van het bedrag.

Voor de meeste diensten en goederen geldt 21%. Het verlaagde tarief van 9% geldt alleen voor specifieke zaken. Het btw-tarief van je bedrijf stel je in je bedrijfsprofiel in; op de conceptfactuur kun je bij een losse regel een ander tarief kiezen. Twijfel je, vraag het dan na bij je boekhouder.

Factureren gaat in een paar vaste stappen. Vóór Definitief maken vraagt Uurflow om bevestiging.

1. Open Factureren — Op Te factureren zie je wat klaarstaat. Goedkeuren is optioneel en staat standaard aan.
2. Maak factureerbaar en zet klaar — Kies de uren, kosten en kilometers en zet ze klaar als conceptfactuur.
3. Controleer het concept — Kies volledige specificatie, samenvatting met specificatie als bijlage, of alleen het totaal. Je kunt regels aanpassen.
4. Maak definitief — Uurflow maakt een PDF met je logo en bedrijfsgegevens. Die download je en stuur je zelf naar je klant.

Een factuur vraagt om betaling; een specificatie laat zien waar de uren en kosten uit bestaan.

De factuur is het betaalverzoek met het totaalbedrag en de btw. De specificatie laat per dag en per project zien welke uren, kilometers en kosten er zijn gemaakt. Op het concept kies je: volledige specificatie op de factuur, een samenvatting met de specificatie als bijlage, of alleen het totaal.

Een definitieve factuur verandert niet meer. Corrigeren doe je met een creditnota.

Zodra uren op een factuur staan, zijn ze vergrendeld. Zo blijven je facturen en rapportages kloppen. Klopt er iets niet, maak dan een creditnota: volledig of voor een deel. De uren komen dan weer vrij, zodat je ze kunt corrigeren en opnieuw kunt factureren. Creditnota's krijgen een doorlopend nummer.

Onder Factureren → Gefactureerd staan al je facturen en creditnota's, per jaar en per maand.

De nieuwste staat bovenaan. Je downloadt daar de factuur, de specificatie en de registraties als PDF of CSV. Onder Meer → Archief vind je dezelfde downloads terug.

Dat kies je zelf met de instelling 'Namen van medewerkers tonen op factuur en specificatie' (standaard aan), onder Meer → Bedrijfsprofiel. De gegevens van je klant staan op alle PDF's: factuur, creditnota, specificatie en registratielijst.

Start kost €15 per maand excl. btw, inclusief 1 gebruiker.

Daarmee registreer je uren, kilometers en kosten en maak je facturen. Elke extra medewerker met een eigen login kost €5 per maand excl. btw. Medewerkers zonder eigen login zijn gratis. Er is geen proefperiode: je betaalt vanaf de start. De kostenopbouw zie je op de pagina Abonnement.

Je betaalt via Stripe en beheert je abonnement onder Meer → Abonnement.

De eerste keer betaal je met iDEAL | Wero of creditcard; daarna wordt het maandbedrag automatisch afgeschreven. Je betaalt per maand vooraf. Het hoofdabonnement is opzegbaar tegen het einde van het kalenderkwartaal (31 maart, 30 juni, 30 september of 31 december); anders loopt het een kalenderkwartaal door. Extra logins zijn per maand opzegbaar. Na opzeggen kun je nog 60 dagen je gegevens exporteren.

Nee, er is geen proefperiode of gratis versie. Start kost €15 per maand excl. btw en je betaalt vanaf de start.

Ja. Pro (met planning en offertes) en Premium zijn in ontwikkeling en nog niet beschikbaar. Meer informatie volgt.

Een medewerker ziet een rustige, eigen omgeving: alleen het werk dat bij hem of haar hoort.

Na inloggen komt de medewerker op Registreren, met daaronder Mijn uren. Klanten, tarieven, facturen en het abonnement zijn niet zichtbaar. De medewerker registreert uren, kilometers en kosten op de eigen projecten en dient die in. Bij Mijn uren ziet de medewerker de status, bijvoorbeeld Ingediend of Goedgekeurd.

Een medewerker zonder eigen login is gratis. Met een eigen login kost het €5 per maand excl. btw.

Ga naar Meer → Medewerkers en voeg de medewerker toe. Moet de medewerker zelf inloggen, zet dan 'Eigen login nodig' aan of kies 'Extra login activeren'. Uurflow vraagt je eerst om te bevestigen; daarna stijgt je abonnement met €5 per maand excl. btw. Heb je de login niet meer nodig, kies dan 'Extra login opzeggen' en bevestig: de toegang stopt direct en de kosten eindigen een maand later, waarna je abonnement weer lager wordt. Het totaal zie je op de pagina Abonnement.

Je kunt uren namens een medewerker invoeren, of de medewerker zelf laten inloggen en registreren.

Vul je uren voor iemand in, dan kies je bij Registreren de medewerker, het project en de datum. Dat kost niets extra, maar de medewerker ziet de registratie niet in een eigen omgeving. Laat je de medewerker zelf inloggen, dan registreert en dient de medewerker de eigen uren in en kan die ze zelf volgen. Daarvoor heb je een extra login van €5 per maand excl. btw nodig.

Alleen gekoppelde medewerkers kunnen uren op een project registreren.

Open het project via Projecten en kies de medewerkers die eraan werken. Zij zien het project daarna in hun keuzelijst bij Registreren. Wil je iemand later toevoegen of loskoppelen, dan pas je dat op de projectpagina aan. Al geregistreerde uren blijven gewoon staan.

Je gegevens worden veilig opgeslagen en je ziet alleen de gegevens van je eigen bedrijf. Na opzeggen kun je nog 60 dagen je gegevens exporteren; daarna worden ze verwijderd. Meer lees je in de privacyverklaring.

Omdat er geen wachtwoord is, kan er ook geen wachtwoord uitlekken of geraden worden. Inloggen gaat via Internet Identity met Google, Microsoft, Apple of een passkey. Uurflow krijgt geen toegang tot die accounts, en je vingerafdruk of gezicht verlaat je apparaat nooit.

De assistent op de website beantwoordt je vragen direct. Je gesprek wordt 30 dagen bewaard en daarna automatisch verwijderd. Je hoeft geen naam of e-mailadres op te geven. Wil je een mens spreken, mail dan naar support@uurflow.nl.

De algemene voorwaarden, de privacyverklaring en de verwerkersovereenkomst staan onderaan elke pagina van de website. Het gaat om versie 1.0 van 16 oktober 2026.

Mail naar support@uurflow.nl of gebruik het contactformulier op de pagina Contact. We helpen je zo snel mogelijk.